Usługa monitoringu to proces systematycznego zbierania, raportowania i interpretowania danych (wiarygodnych informacji finansowych i statystycznych). Opisuje ona postęp i efekty projektu (działania, programu) i ma na celu zapewnienie zgodności realizacji projektu (działania, programu) z wcześniejszymi założeniami realizacji.
Przewidziana do realizacji usługa monitoringu będzie przeprowadzona wg następującego algorytmu postępowania i metodologii:
ETAP I
Przygotowanie planu monitoringu w zakresie:
- zbierania danych - zakres ten obejmuje:
• listę wykorzystywanych wskaźników,
• określenie źródeł danych,
• metody zbierania danych z podziałem na pierwotne (ankiety) i wtórne (sprawozdania),
• częstotliwość i harmonogram zbierania danych,
• określenie osób odpowiedzialnych za zebranie i przekazanie danych zgodnie z ustaleniami.
- analizy danych - zakres ten obejmuje:
• porównanie danych cząstkowych,
• porównanie bieżącej realizacji poszczególnych działań,
• analizę powiązań pomiędzy wskaźnikami.
- sporządzenia raportów, które będą sporządzane kwartalnie.
ETAP II
Zbieranie danych i informacji o projekcie. Obejmuje następujący zakres:
- badanie zdolności organizacyjnej i trwałości struktury,
- prowadzenie działalności pod kątem zgodności z regulacjami prawnymi,
- problemy i bariery w bieżącej działalności.
Realizacja Etapu II będzie przebiegać w sposób ciągły w okresie realizacji umowy.
Etap III
Celem przygotowanego raportu I jest ustalenie stopnia zgodności działalności z założeniami projektu oraz obowiązującymi aktami prawnymi.
Raport obejmować będzie:
- ocenę wyników,
- identyfikację odchyleń,
- analizę przyczyn,
- planowanie działań korygujących,
- planowanie działań zapobiegawczych.
Celem raportu III będzie całościowe przedstawienie wyników monitoringu.
Dodatkowo, celem zapewnienia właściwego przepływu informacji pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, zakłada się pozostałe formy komunikacji, w tym:
- sprawozdania bieżące z monitoringu,
- spotkanie robocze – zgodnie z harmonogramem,
- spotkania niezaplanowane (w przypadku wystąpienia istotnych okoliczności uzasadniających).
Działania te przyczynią się do uzyskania wiedzy niezbędnej do oceny problematyki stosowania rozwiązań zawartych w dokumentacji konkursowej projektu.