Przepisy ustawy o PIT nakładają na płatników obowiązek przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikowi informacji PIT-11.

Jednak ani przepisy ustawy o PIT ani przepisy Ordynacji podatkowej nie regulują zasad przekazywania tych informacji przez płatników tak jak ma to miejsce np. przy składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ich podpisywania, poświadczenia ich odbioru przez Organ itd.

Powyższe oznacza, iż doręczenie podatnikowi (np. pracownikowi) informacji PIT-11 może nastąpić również w formie elektronicznej, np. poprzez maila lub poprzez udostępnienie tej informacji podatnikowi w intranecie. Warunkiem jest jednak by informacja ta:
- sporządzona była według ustalonego wzoru,
- opatrzona była podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku (ewentualnie przez pełnomocnika).

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania podatnikowi informacji PIT-11.

Co istotne co do zasady przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 w formie elektronicznej nie wymaga uzyskania od podatnika dodatkowej zgody w tym zakresie. Nie jest wymagane również posiadanie przez płatnika potwierdzenia odbioru przez pracownika informacji PIT-11, bowiem przepisy nakładają jedynie obowiązek przesłania takiej informacji.

Podkreślenia jednak wymaga, że jakkolwiek żaden przepis ustawy o PIT nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi informacji PIT-11, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia przekazania takiej informacji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności, w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie wysłania wiadomości elektronicznej na wskazany adres mailowy, bądź wygenerowany raport z intranetu, z którego będzie wynikać data umieszczenia przez płatnika informacji PIT-11, co z kolei potwierdzi możliwość swobodnego otwarcia/pobrania informacji przez podatnika np. poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 15 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2
Wyrok WSA w Poznaniu z 26 lipca 2018 r., sygn. akt I SA/Po 418/18 (prawomocny)