Obowiązująca od dnia 1 stycznia 2021 roku ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo Zamówień Publicznych (dalej: „Ustawa”) wprowadza - nieznany dotychczas na gruncie prawa zamówień publicznych – obowiązek przeprowadzenia przez zamawiającego analizy potrzeb i wymagań.
Obowiązek ten wynika z art. 83 Ustawy, który stanowi, iż zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.
Z uzasadnienia do Ustawy, wynika, iż wymóg sporządzenia analizy potrzeb i wymagań ma w założeniu przyczyniać się do lepszego przygotowania procesu udzielenia zamówienia.
Obowiązki wynikające ze wspomnianego przepisu dotyczą zamawiających publicznych, o których mowa w art. 4 Ustawy, a zatem dotyczy on:
1) jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych,
2) inne niż określone w pkt 1 państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;
3) inne niż określone w pkt 1 osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w pkt 1 i 2, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio przez inny podmiot:
a) finansują je w ponad 50% lub
b) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
c) sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
d) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
4) związki podmiotów, o których mowa w pkt 1 lub 2, lub podmiotów, o których mowa w pkt 3.
Obowiązek sporządzanie analizy potrzeb i analiz nie dotyczy zamawiających sektorowych i subsydiowanych, zdefiniowanych odpowiednio w art. 5 i 6 Ustawy. Nie dotyczy też zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
Analiza potrzeb i wymagań dostosowana do rodzaju i przedmiotu zamówienia obowiązkowo musi poprzedzać udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Od 1.01.2021 r. progi unijne dla zamawiających publicznych to odpowiednio 139 000 euro albo 214 000 euro na dostawy i usługi oraz 5 350 000 euro dla robót budowlanych, przy kursie: 1 euro – 4,2693 zł.
Ustawodawca nie sprecyzował w jakiej formie oraz w jakim terminie winna zostać dokonana analiza potrzeb i wymagań. W uzasadnieniu do Ustawy wskazano, iż analiza potrzeb i wymagań nie musi być sporządzana w postaci oddzielnego dokumentu, przygotowywanego wyłącznie w związku z dyspozycją przedmiotowego przepisu. Oznacza to, iż analiza powinna zostać dokonana pod postacią dokumentu, natomiast nie musi to być odrębny dokument od tych wytwarzanych w toku przygotowania postępowania. Ustawodawca nie określił szczegółowo również terminu na dokonanie analizy, wskazując jednakże, iż analizy dokonuje się przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia oraz że ma ona uwzględniać rodzaj i wartość zamówienia.
Art. 83 ust. 2 Ustawy wyszczególnia, iż analiza obejmować powinna:
1) badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystywaniem zasobów własnych – zamawiający jest zobligowany do zbadania przed zleceniem wykonania usługi, dostawy bądź robót budowlanych, czy zamówienia może zostać wykonane samodzielnie, a więc bez zaangażowania obcych zasobów.
2) rozeznanie rynku:
a) w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb,
b) w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia.
Ponadto, zgodnie z art. 83 ust. 3 Ustawy, analiza potrzeb i wymagań powinna uwzględniać także:
1) orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów realizacji zamówienia – a więc zamawiający winien wstępnie oszacować wartość każdego z wariantów realizacji zamówienia,
2) możliwość podziału zamówienia na części – zamawiający jest zobligowany do zbadania możliwości i zasadności ewentualnego podziału zamówienia na części,
3) przewidywany tryb udzielenia zamówienia – zamawiający publiczny powinien dokonać wyboru właściwego trybu udzielenia zamówienia, jednakże wybór ten nie oznacza braku możliwości zmiany trybu,
4) możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia,
5) ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.
Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, a także pragnąc zapewnić Państwu bezbłędne wywiązywanie się z nowych obowiązków, przygotowaliśmy ofertę wsparcia w tym zakresie.
Zapraszamy do kontaktu: http://www.gumulka.pl/napisz-do-nas-kontakt
