W dniu 23 listopada 2013 r. w Dzienniku Ustaw ogłoszono Ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018r. poz. 2191).
Podstawowym celem ustawy jest wdrożenie do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L 133 z 6.05.2014).
Przepisy ustawy stosuje się do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych. Przepisów ustawy nie stosuje się natomiast m.in. do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną jest faktura elektroniczna w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. o której mowa w art. 2 pkt 32 tej ustawy), która będzie spełniać wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy. Owo ustrukturyzowanie faktur w praktyce ma oznaczać to, że bez dodatkowej pracy człowieka pozwalają one na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie ich w systemach finansowo-księgowych.
Faktura taka składać się będzie z danych wymaganych przepisami o podatku od towarów i usług oraz danych zawierających:
1) informacje dotyczące odbiorcy płatności,
2) wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Mogą być na niej zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych.
Obowiązek zapewnia funkcjonowania platformy obsługi elektronicznego fakturowania będzie ciążył na ministrze właściwym do spraw gospodarki. Korzystanie z platformy ma być bezpłatne.
Wykonawca nie będzie zobowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy. Natomiast Zamawiający, tj.:
a) zamawiający w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy – Prawo zamówień publicznych,
b) zamawiający w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy o umowie koncesji,
c) podmiot publiczny w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o partnerstwie publiczno‑prywatnym;
będzie zobowiązany do posiadania konta na platformie oraz do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.
W takim przypadku nie będzie stosować się przepisu art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, który stanowi, iż stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Konto na platformie zamawiający będzie musiał założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
Będzie on mógł upoważnić do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
Ustawa wejdzie w życie w dniu 18 kwietnia 2019 r. z wyjątkiem przepisów, które stanowią o utworzeniu samej platformy, jak też zobowiązują ministra do opublikowania na platformie opisu funkcjonowania oraz korzystania z platformy; opisów, schematów, instrukcji i innych materiałów dotyczących ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych; jak też wymagań technicznych i organizacyjnych konta na platformie, które mają wejść w życie już 1 stycznia 2019 r.
